Como optimizar tu tiempo de trabajo como autónomo

Si eres autónomo o trabajas en determinados proyectos con una fecha de entrega concreta puede que hayas tenido problemas a la hora de organizarte, y en algunos casos te habrás visto abrumado por la carga de trabajo y hayas acabado entregando fuera de plazo algún que otro proyecto.

Voy a intentar explicar algunas técnicas que podrán ayudarte en base a la experiencia tanto trabajando para otra empresa como por cuenta propia.

Los errores más comunes al organizar tu tiempo de trabajo

1. No marcarse fechas u horas para los objetivos del trabajo

Uno de los errores más comunes que solemos cometer al organizar nuestro tiempo de trabajo es no marcarnos objetivos y tiempos para cumplirlos. Si no nos marcamos una fecha o tiempo límite no podremos administrar los diferentes proyectos y acabaremos teniendo todo a medias o excedernos en el tiempo de su desarrollo

2. No alternar las diferentes tareas de forma adecuada

Centrarse únicamente en un proyecto antes de empezar el siguiente puede ser lo más adecuado en algunos casos, ya que así nos garantizamos no dejarlo a medias, pero en otros casos nos será imposible, ya que siempre puede haber interrupciones u otras tareas que no podamos dejar de lado si el proyecto tiene una duración considerable. Aprovechar momentos de mayor agotamiento físico o mental para tareas que sean necesarias pero no impliquen el agotamiento del propio proyecto puede ser una buena alternativa para abarcar ambas cosas.

3. Coger más carga de trabajo de la que podemos asumir

Otro error muy común es querer coger (o que nos obliguen a tener  que asumir) más carga de trabajo de la que podemos realizar. Si somos 2 personas y tenemos 2 proyectos de una duración estimada de 40 horas no podemos pretender tenerlo terminado en 5 días. Pueden surgir imprevistos y acabaremos trabajando 12 horas al día, con la consiguiente reducción de rendimiento, por lo que en el mejor de los casos cometeremos algún error que nos hará tardar más en entregarlo para subsanarlo. Pero, ¿Podríamos vivir años haciendo esto? La respuesta es claramente no, por lo que mejor coger solo la carga de trabajo que podamos mantener en el tiempo.

4. Trabajar durante jornadas infinitas

Relacionado con lo anterior y cuando acabamos aceptando más trabajo del que podemos asumir entramos en unas jornadas de trabajo infinitas que pueden llegar a 16-18 horas al día. Es probable que en momentos puntuales siendo Autónomos no tengamos más remedio, pero como que seamos autónomos no debe significar que no tengamos horarios por nuestro propio bien y el de nuestro negocio. Dejar que esta sea la tónica general es un grave error, quizás debamos contratar a alguien, y si económicamente no podemos quizás debamos cambiar algo, pero trabajar de forma constante durante tantas horas solo nos llevará a cometer errores y a la larga mermará nuestra salud.

5. No tomarse unos días libres

Este punto es algo muy común sobre todo en los Autónomos que acaban de empezar por el simple motivo de necesitar ingresos para mantener el negocio que acaban de montar, pero sigue siendo igual de importante tenerlo en cuenta siempre. No hablamos de tomarse varios meses, ni si quiera un mes seguido. Pero tanto trabajar de Lunes a Domingo como no cogerse unos días al año de vacaciones puede acabar generando frustración e incluso odio a nuestro propio trabajo. Hay que saber decir no a proyectos o entregas si tenemos pensado cogerlos 10 días en verano por ejemplo, u organizarnos la jornada para no acabar trabajando los 7 días.

Piensa que es por tu salud, y un negocio se debe a tu buena salud mental y física. Si no descansas acabarás pagandolo y tu negocio contigo. Ni mucho menos digo que os vayáis a una playa en el caribe 1 mes, pero unos días para desconectar donde más os guste y os podáis permitir ayudarán a llevar los 365 días siguientes hasta las próximas vacaciones (o los 5-6 días siguientes de trabajo si hablamos del descanso semanal)

¿Cómo organizar la jornada de trabajo de forma efectiva?

Después de ver 5 de muchos errores que pueden cometerse pasemos a ver como solucionarlos

1. Marcar fechas u horas en un planning semanal/mensual

Para solucionar este problema es algo tan sencillo como crearse un Excel o Utilizar un calendario, aunque para mi lo mejor es imprimirlo y tenerlo en todo momento enfrente nuestra y cerca de un reloj. De esta manera si hemos marcado que de 8-10 vamos a revisar y contestar emails lo haremos en ese horario. De 10-14 realizamos proyectos. De 14-15 comemos. De 15-17 seguimos con proyectos y e 17-18 contestamos posibles emails que hayan entrado a lo largo del día. A las 18 a “casita” y hasta el día siguiente que seguiremos el planning según lo hayamos diseñado.

Dentro de las horas o según las necesidades podemos modificarlo para marcar las horas o días dedicados a cada proyecto. O ampliar o reducir horas según vayamos viendo la necesidad. Pero todo esto planificado, en ningún caso debemos omitir el planning porque sino carecerá de sentido.

De esta manera evitamos uno de los mayores errores que es desconcentrarnos de nuestra tarea actual. Como puede ser estar constantemente revisando el correo electrónico para ver si hay nuevos emails. Es mejor marcarse horas para cada cosa, produciremos más y si necesitamos dar soporte rápido en este aspecto, basta con crear en nuestro planning por ejemplo 15 minutos de revisión de emails cada 2 horas en lugar de 1 o 2 veces al día.

2. Alternar tareas para evitar el agotamiento mental o físico

Dentro de la jornada de trabajo hay tareas que pueden agotarnos más de una forma u otra. Es bueno saber adaptar dentro del planning este tipo de tareas para descargar la mente, aprovechando las primeras horas para las tareas más fuertes y que tendremos la mente más fresca y intercalar breves descansos o tareas más ligeras como la revisión de emails. De esta manera llegaremos al final del día lo más frescos posibles. Podemos terminar los últimos 15 minutos con una tarea de organización del puesto de trabajo para el día siguiente.

Comparemos esto con un partido deportivo (Fútbol, Baloncesto,…):

  • 30 Minutos. Primero se hace un calentamiento: Revisar emails del día anterior.
  • 4 horas. En la primera parte del partido aún no estamos cansados por lo que el ritmo es muy elevado: Tareas más fuertes o más monótonas
  • 1 hora. En el descanso recuperamos fuerzas: Podemos revisar emails, luego comer y coger fuerzas.
  • 3 horas. En la segunda parte seguimos: Ahora tendríamos tareas fuertes pero algo más ligeras que a primera hora e iremos gastando las últimas fuerzas para dejar la jornada casi terminada.
  • 30 Minutos. Estiramientos con algo ligero. Aprovechamos para organizar nuestro puesto de trabajo para el día siguiente, terminar los últimos puntos que se hayan quedado colgados en el día y dejar revisadas las tareas del día siguiente

Los tiempos son orientativos, lógicamente depende del sector y no en todo los casos podrá ser así, pero intentar ceñirse en lo máximo posible a un horario fijo es lo más efectivo. Tenga este 7, 8 o 9 horas diarias.

3. No coger más proyectos de los que podamos realizar

Este error suele deberse a necesidades económicas. Dar plazos que sabemos que no podremos cumplir en nuestra jornada habitual, o que incluso dudamos poder cumplir haciendo 25 horas diarias porque el cliente así lo requiere es un grave error. No solo si no cumplimos el cliente no quedará contento, acabaremos frustrados, podremos haber perdido ese tiempo y dinero e incluso haber cometido errores que podremos arrastrar en el futuro.

En teoría si se nos exige un plazo en el que tengamos que echar más horas de las que disponemos, deberíamos estar cobrando por ello, por lo que si tenemos más personal deberíamos delegar esas funciones, y si no es así y esta situación es constante, quizás sea hora de contratar a un empleado. Si no llega el dinero quizás estemos cobrando poco o estemos ofreciendo plazos demasiado cortos o demasiados servicios.

Haz cálculos de rentabilidad por hora, ten en cuenta lo que cuesta un trabajador que es aproximadamente de unos 12€ por hora para la empresa cobrando el salario mínimo. (Ya haré un artículo más concreto sobre este tema) y pon un precio y plazos adecuados para buscar la rentabilidad sumando a este el beneficio o los gastos de la propia actividad. Echar doble turno ganando lo mismo o por intentar ganar el doble a la larga hará que cometas errores y por consiguiente pierdas clientes.

4. No trabajar más de 36-44 horas semanales

Esto es común a las legislaciones de Trabajo, como autónomos lógicamente no tenemos derecho a ello, pues nosotros mismos nos ponemos el horario, pero hay que tener en cuenta que estas leyes se basan en estudios de productividad, donde se especifica que trabajar por encima de las 7-8 horas diarias reduce la productividad.

En muchas ocasiones nos será imposible, y tendremos que hacer alguna jornada de 10-12 horas, pero que sea algo puntual y que no supere las 12 horas diarias es primordial para mantener un buen rendimiento y calidad de nuestro trabajo. Además, si por cualquier motivo debemos estar varios días consecutivos haciendo esto quizás sea bueno plantearnos compensar estas horas con algún día de descanso o jornadas de menos horas cuando tengamos menor carga de trabajo, aunque lo ideal es intentar cumplir siempre una jornada de menos horas pero más productivas.

La mejor forma es contar 8 horas diarias, 40 horas semanales, 160 mensuales o 1800 anuales como tope. Si nos pasamos en alguna debemos ir compensando la superior. No digo que no podamos hacer 1801 horas al año, pero intentar estar dentro de esas cifras o lo más cerca de ellas es lo mejor ya que conseguiremos a largo plazo mayor rentabilidad, productividad y calidad de vida.

5. Descansar 1 o 2 días por semana y tomarse unas merecidas vacaciones

No son pocas las personas que conozco que ya sea en su comercio, en su oficina, con sus clientes o desde su smartphone, tablet o portátil hacen jornadas de 7 días a la semana, por no decir que no desconectan además ni una hora al día teniendo el móvil de trabajo 24 horas operativo.

Esta práctica no es más que un error en la productividad, genera a medio plazo situaciones de estrés y en caso de no retornar la inversión incluso frustración por las horas invertidas sin un retorno real. Por supuesto, esta práctica aumenta exponencialmente los errores cometidos en nuestro trabajo.

Tomarse 1 o 2 días semanales íntegros de descanso desconectados complemente de nuestro trabajo es totalmente necesario para sobrellevar la siguiente semana. No es lo mismo trabajar 5 o 6 días seguidos, que no descansando ninguno estaremos realizando una jornada de 359 días seguidos (entiendo que al menos las Uvas y Navidad descansaréis).

Depende el sector habrá que buscarse que días o si 1 o 2 días seguidos, pero tener un día a la semana en el que desconectar móvil y cualquier medio de comunicación con nuestro trabajo es esencial.

Así mismo tomarse unas vacaciones al año no hace daño, según nuestro sector serán en unas fechas u otras y según nuestra economía en un sitio u otro, pero lo importante es tener unos días de desconexión laboral, de reflexión del periodo anterior, de entrar con las pilas cargadas. Un trabajador suele tener 31 días naturales (20-22 laborables) de vacaciones en España. En países como Francia es de 31 días laborables. Por tanto, tengamos en cuenta que un descanso de 15 días + un segundo descanso de 7 días o dos de 3 y 4 días nos vendrán muy bien para recargar las pilas durante el año.

Tened en cuenta que si no descansáis por ejemplo en Agosto (y lo que os gusta es ese mes y podéis cogerlo) hasta el año que viene (365 días con sus 24 horas y 1440 minutos de cada uno) no podréis tenerlas. Recuerdo un año que por un proyecto cogimos solo 3 días, no solo no volví descansado, sino que al final fue peor el remedio que la enfermedad.

Aquí os dejo un artículo donde explico un poco más los errores que cometí al inicio de mi actividad.

¿Tienes alguna experiencia personal que quieras contarnos? Puedes hacerlo en los comentarios.

One Reply to “Como optimizar tu tiempo de trabajo como autónomo”

Deja un comentario